Non esiste strategia senza un’accurata analisi dei dati. E questo lo sapevamo già, ma la difficoltà di molti hotel, oggi,  consiste nel fatto di non riuscire ad ottenere dei dati precisi dal PMS (Property Management System), comunemente definito gestionale alberghiero.

Riprendendo i  10 consigli per la strategia di Revenue Management, parliamo oggi dell’importanza della correttezza dei dati estrapolati dal PMS, che, se usato in modo corretto e in tutte le sue funzionalità, può essere, infatti, lo strumento per avviare una strategia hotel internet marketing mirata all’incremento delle vendite, abbattimento dei costi e analisi dei ricavi effettivi.

Attraverso il corretto caricamento dei dati per ogni funzione è  possibile ottenere dei report che consentano di capire elementi quali:

• Quanto incidono i costi della lavanderia/colazione sulla tariffa delle camere?
• Qual è il maturato per un determinato periodo dell’anno?
• Qual è la tariffa media di vendita?
• Attraverso quale canale ottengo un maggior numero di prenotazioni?
• Qual è il periodo di soggiorno medio?
• Qual’è il fatturato dell’azienda x?

Questi sono solo alcuni degli elementi indispensabili per poter individuare dei punti chiave per una corretta strategia di revenue.

Molte strutture ricettive però trovano ancora molta difficoltà nell’ottenere dei dati precisi e questo accade perché il gestionale non viene utilizzato in modo corretto, specie in fase di inserimento delle prenotazioni o check-in.

Alcuni degli errori più comuni commessi sono i seguenti:

1.Omissione del campo provenienza prenotazione e/o del segmento di mercato

Campi come il canale di provenienza di una prenotazione vengono spesso ignorati, oppure esistono diversi nomi per lo stesso canale come ad esempio OTA, Book.com, Booking.com per indicare forse l’intero canale delle OTA o solo Booking.com. E ancora non sappiamo distinguere se si tratta di un cliente individuale, di una ditta oppure di un gruppo.

2.Mancanza di un listino personalizzato per clienti fidelizzati

I clienti convenzionati dovrebbero avere un listino personalizzato con una data di inizio e una data di fine, suddiviso per tipologia di camera, trattamento, fasce di periodo e inoltre avere all’interno dell’anagrafica tutte le informazioni relative ad eventuali sconti o benefici (es. se si soggiorna per un numero di notti pari o superiore a x, se si ha diritto ad un upgrade dopo un numero di prenotazioni pari o superiore a , ecc.) e tutte le indicazioni sulla modalità di pagamento.

3.Compilazione errata delle anagrafiche

Come spesso può capitare, un’azienda può avere diverse filiali o sedi. Cosa accade nel caricamento delle anagrafiche? L’inserimento della stessa azienda con abbreviazioni o sigle diverse che rende difficile individuarle come azienda unica.

Oppure accade  che un cliente (anche individuale) presenta diverse anagrafiche e questo perché non si aggiorna il profilo già presente nel sistema oppure perché spesso il suo conto viene saldato dalla ditta per la quale lavora e altre volte paga per conto proprio e dunque si pensa che è più corretto inserirne più di uno.

4. Errore nell’inserimento dell’agenzia/azienda prenotante

Altro errore che si commette – forse perché non lo si reputa necessario – è l’inserimento dell’anagrafica dell’agenzia/azienda all’interno della prenotazione anche se il conto è a carico del cliente.

Cosa avviene, dunque? Non sappiamo riconoscere se è stata l’agenzia/azienda X ad effettuare la prenotazione oppure il cliente.

ATTENZIONE a non confondere il prenotante con il canale di provenienza che sono due elementi distinti, anche se a volte possono coincidere!

Questi sono solo alcuni esempi che impediscono di estrapolare dei dati precisi e, di conseguenza, possono causare errori poi nelle strategie da avviare.

Dunque è importare saper inserire i dati in modo corretto, riportando tutte le informazioni e soprattutto occorre effettuare un controllo costante e giornaliero da parte della direzione, responsabile del reparto o proprietà su queste attività. Tutti gli addetti che lavorano all’interno dell’hotel devono essere formati sull’utilizzo del gestionale  e messi a conoscenza che un solo dato sbagliato genera report sbagliati e confusi che si traducono in mancanza di chiarezza, coerenza  e di strategia.

Fare, dunque, revenue management significa in primis avere a disposizione dei dati precisi e corretti e dunque avere un PMS significa saperlo usare in tutte le sue funzioni e nel modo corretto.